Порядок задач
- Нові звернення. Найкоротший строк життя, найдорожча затримка.
- Завислі діалоги. Ті, де немає відповіді або немає наступного кроку.
- Заплановані контакти. Ті, де є домовленість на сьогодні.
- База. Допродажі й реанімація, коли перші три закриті.
Перші тридцять хвилин
- звернення, які прийшли поза робочими годинами
- пропущені дзвінки за вчора, кому не передзвонили
- список завислих на сьогодні
Останні тридцять хвилин
- фіксація в обліку по всіх контактах дня
- дата наступного кроку в кожній активній угоді
- щоденний звіт: три-чотири цифри
Дзвінки і переписки
Дзвінки збираються у блоки: два-три вікна по годині, а не по одному між іншими справами. Переписки навпаки вимагають реакції протягом дня, бо там працює швидкість відповіді. Тому вікна дзвінків ставляться на години, коли потік звернень нижчий.
Практичне спостереження: якщо у менеджера немає виділених вікон на дзвінки, дзвінки не робляться взагалі. Переписка завжди виглядає терміновішою.
Що прибрати з дня менеджера
- збір документів руками: рахунки й накладні мають створюватись автоматично
- ручне заповнення таблиць, які дублюють облік
- пошук інформації по чатах: усе, що потрібно, лежить у базі знань