Что описать в ТЗ
- Этапы и условие перехода на каждый следующий.
- Обязательные поля на каждом этапе.
- Отдельные воронки под разные услуги, если процессы отличаются.
- Источники: как фиксируется канал, из которого пришло обращение.
- Автоматизации с условием запуска.
- Список отчётов, которые будут нужны, и поля, без которых их не построить.
- Права доступа: кто что видит и кто что меняет.
Три автоматизации, которые дают больше всего
- Распределение обращений. Заявка сама идёт к ответственному по правилу, а не лежит в общем месте.
- Напоминание о зависшем диалоге. Система пишет менеджеру, что нет ответа или нет следующего шага.
- Передача после согласия. Дата и время идут в календарь исполнителя, заказ идёт на производство, документы создаются по номеру.
Напоминание заменяет ежедневный контроль. Руководитель перестаёт ходить проверять, кто кому не ответил, и смотрит на итог. Это снимает до 80% ежедневной операционки.
Отдельные воронки под услуги
Если процессы разные, воронки должны быть разными. Попытка вместить длинный цикл и поток в одну воронку даёт этапы, на которых застревает половина сделок, и отчёты, из которых ничего не видно.
Проверка после внедрения
- Возьмите один закрытый месяц.
- Посчитайте выручку по CRM и по банку.
- Расхождение больше десятой части означает, что учёт не работает.
- Найдите, где именно: чаще всего это оплаты, внесённые не той датой, или сделки без суммы.